Referat fra ordinært bestyrelsesmøde

Referat af bestyrelsesmøde i PI´s Venner – Støtteforeningen – afholdt den 31. maj 2023 kl. 1000 på Idrætskontoret, Hummeren, Ishøj Havn.

Mødedeltagere:

Mogens Voigts, formand

Christine Bertelsen, næstformand            

Anders Norup, sekretær

Kurt Gullits Rasmussen, kasserer            -    AFBUD

Gunnar Nørager, bestyrelsesmedlem – formand PI – København

Jesper Larsen, sponsorudvalg  

Poul-Erik Sloth-Andersen, sponsorudvalg

Nikolaj Kjærsgaard, suppleant

Hans Jensen, revisor                - AFBUD

1. Valg af dirigent

Valgt blev Mogens Voigts

2. Godkendelse af bestyrelsesreferat fra den 23. februar 2023

Referatet godkendt.

3. Formandens redegørelse.

Formanden bød velkommen til alle. Afbud fra kassereren samt revisoren. Derudover ville Gunnar Nørager og Jesper Larsen blive forsinket.

Velkommen til PI´s forretningsudvalg, der var inviteret og senere ville deltage i arrangementet.

Der var ikke så mange nyheder siden sidste møde, hvilket kan skyldes, at alt går, som det plejer.
Politiidrætten er kommet godt i gang i 2023, og Støtteforeningen har heldigvis modtaget mange ansøgninger til mange forskellige formål.

I januar måned udsendte sekretæren og formanden de årlige opkrævninger af kontingent, og med sekretærens nye system, gik det forholdsvis smertefrit.
Om alle indtil nu har betalt, bliver nævnt under punkt 5.

Generalforsamlingen blev afholdt i Valby den 20. marts med hele 38 medlemmer inkl. bestyrelsen, og alt gik som forventet.
Deltagerantallet var formentlig rekord.

Der var genvalg af næstformanden Christine Bertelsen, kasserer Kurt Gullits Rasmussen, sekretær Anders Norup og revisor Poul-Erik Sloth Andersen.

Tillykke fra formanden.

Som tidligere nævnt er der kommet gang i politiidrætten, hvilket har medført en lang række ansøgninger om støtte fra foreningen.

Et stort antal er blevet behandlet, og fra gymnastikafdelingen har foreningen modtaget hele 12 ansøgninger. Hvis alle disse ansøgninger skulle imødekommes, ville foreningens kassebeholdning været nærmest på nul, inden første kvartal var omme.

Foreningen har derfor valgt at afvise 5 af ansøgningerne og har aftalt med gymnastikafdelingens formand, at man i 2024 skal sende en samlet ansøgning over alle de hold, der i foråret skal til forskellige opvisninger.
Ud fra denne samlet ansøgning vurderes, hvor stort et tilskud, der kan gives, og gymnastikafdelingen kan så efterfølgende fordele tilskuddene mellem holdene

Ud over gymnastik er der givet tilskud til Paddel stævner, som er en ny idræt i PI, Halvmaraton i Hamburg, Triatlon i Herlev, og i dag skal yderligere 3 ansøgninger behandles.

Et maraton løb i Bukarest 1. oktober blev aflyst af deltageren, der dog ikke havde nået af få de tildelte midler udbetalt af kassereren.

Vi har ofte talt om at komme bredere ud med vores budskaber, men må konstatere, at der ikke er nyheder der.
Foreningen kører fortsat med hjemmesiden, som fik en ny udbyder sidste år.
Formanden skulle i den forbindelse, som webredaktør, først sætte sig ind i, hvordan nye redigeringer skulle foretages.
Hjemmesiden er kommet til at se mere indbydende ud med farver.

Under den afholdte generalforsamling var der et medlem, som tilbød at hjælpe med hjemmesiden, men indtil nu har der ikke været behov herfor, men måske bliver det aktuelt senere.

Facebook-siden bliver flittigt besøgt, når noget nyt lægges op – især når de månedlige trækninger bliver offentliggjort – foreningen har på Facebook 83 følgere.

Mette på Idrætskontoret er fortsat meget hurtig til at lægge indlæg op på PI´s hjemmeside og Facebook-side, så alle medlemmer af både PI – Kbh. og Støtteforeningen har mulighed for at følge med i de forskellige opgaver.

Når der kommer indlæg fra Støtteforeningens medlemmer, der har fået tilskud, bliver disse lagt på PI – Kbh.s hjemmeside, og de bliver videresendt til formanden.
Stor tak til Mette for hjælpen.

Formanden sluttede med at sige tak til bestyrelsen samt udvalg for det store engagement for Støtteforeningen.

4. Økonomisk status.

Da kassereren meldte afbud, oplyste han, at han ikke havde noget at tilføje, udover at regnskabet var stabilt.

5. Medlemstal

Sekretæren oplyste, at medlemstallet p.t. er 373 – fordelt på i alt 519 lodder.

Nogle var meldt ud på grund af manglende betaling – dette skyldes som regel, at nogle medlemmer er gået på pension og derfor automatisk bliver slettet som betaler.
Når de så ikke reagerer på en forespørgsel, bliver de meldt ud.

6. Behandling af ansøgninger.

Støtteforeningen har modtaget flere ansøgninger, som bliver behandlet løbende. Under mødet blev 3 forholdsvis nye ansøgninger behandlet, og der blev besluttet, at der gives tilskud til alle 3.
Dette vil senere fremgå af regnskabet.

7. Sponsorudvalget

Sponsoraftalerne blev igen debatteret grundigt. Enighed om at forsøge at være alsidig i præmier i forbindelse med lodtrækningerne.

8. Dato og sted for bankospil.

Dato og sted blev ved sidste møde planlagt til den 12. oktober i Efterforskningshuset Teglholmsgade.
Planlægning og arbejdsfordeling laves ved næste bestyrelsesmøde.

9. Fastsættelse af næste bestyrelsesmøde

Fastsat til den 18. september 2023 kl. 1100 på Idrætskontoret.

10. Gevinstudtrækning

Der blev foretaget udtrækning for juni måned.

11. Eventuelt.

Intet at bemærke.

Christine Bertelsen,
Referent

Referat fra ordinært bestyrelsesmøde

Referat af bestyrelsesmøde i PI´s Venner – Støtteforeningen – afholdt den 23. februar 2023 kl. 1100 på Idrætskontoret, H. C. Andersens Boulevard 42, 1. tv., København V.

Mødedeltagere:

Mogens Voigts, formand

Christine Bertelsen, næstformand            

Anders Norup, sekretær

Kurt Gullits Rasmussen, kasserer

Gunnar Nørager, bestyrelsesmedlem – formand PI – København

Nikolaj Kjærsgaard, suppleant

Jesper Larsen. sponsorudvalg

Poul-Erik Sloth-Andersen, sponsorudvalg

Hans Jensen, revisor

1. Valg af dirigent

Valgt blev Nikolaj Kjærsgaard

2. Godkendelse af bestyrelsesreferat fra den 24. november 2022

Referatet godkendt.

3. Formandens beretning.

Formanden bød velkommen til alle.
Der er ikke indløbet afbud til mødet, hvilket er glædeligt - forstået på den måde, at interessen for Støtteforeningens fortsat er til stede fra bestyrelse og udvalg.

Året 2023 startede med, at der skulle udsendes opkrævning af kontingenter for året til vores medlemmer, og den opgave løste sekretæren vanen tro sammen med formanden på Idrætskontoret og senere hjemme på bopælen - dog uden formandens tilstedeværelse.

Året er også startet med et stort antal ansøgninger - alle sammen fra Gymnastikafdelingen.
Vi har ydet støtte til 7 af ansøgningerne til forskellige hold og skal i dag tage stilling til yderligere 4 ansøgninger fra Gymnastikafdelingen.

Der er konstateret, at flere af de fremsendte ansøgninger ikke opfylder kravene for hvilke informationer, der kræves, når der skal tages stilling til ansøgningerne.

Flere bruger ikke ansøgningsblanketten, og det har derfor været svært at tage stilling til ansøgningerne.

Der skal derfor findes en ordning, så der ikke kun er én afdeling, der drager fordel af Støtteforeningens indestående – der skal findes en ordning, der sikrer muligheden for, at andre ansøgere fra andre idrætsgrene også har mulighed for at få støtte i løbet af året. Støtteforeningen vil gerne ude til så mange PI-medlemmer som muligt

Støtteforeningens sponsor ”Bornholm SPIRITS” havde inviteret bestyrelsen m.fl. på en snapsesmagning i deres event room, Lille Bornholm, Amaliegade 14, 1256 Kbh. K - en invitation, som Støtteforeningen naturligvis tog imod.

Torsdag den 9. februar havde 7 medlemmer fundet tid til at møde i de flotte kælderlokaler, og event Coordinator, Helena Linding, præsenterede et antal forskellige snapse til smagning.

Vi aftalte et nærmere samarbejde, og Bornholm SPIRITS vil tilbyde PI-Københavns og Støtteforeningens medlemmer en rabat på 20% ved køb af varerne fra stedet.

Der vil blive lavet opslag om tilbuddet, og hvordan det skal effektueres på hjemmesiden under sponsorer.

Som nævnt i sidste referat blev hjemmesiden overtaget af en ny udbyder, der samtidig lavede ændringer, hvilket betød, at hjemmesiden skulle layoutes på en anden måde, hvilket gav formanden visse problemer i starten.

Det er nu lykkedes at finde ud af, hvordan det fungerer, og siden bliver nu mere læsevenlig med farver og anderledes opsætninger.

Det, der lå på siden fra gammel tid, kan ikke ændres, men fremadrettet bliver siden lavet med de nye muligheder.

Formanden er i gang med at undersøge, om man kan tilknytte en ekstra person til siden, der kan redigere siden således, at der er sikkerhed for, at siden kan holdes opdateret i fremtiden.

Formanden ser frem til generalforsamlingen den 20. marts i Færdselshuset i Valby.
Indkaldelsen er lagt på hjemme- og Facebook siden og også på PI-Københavns hjemme- og Facebook side.

Tak til bestyrelse og udvalg for deres arbejdsindsats.

4. Økonomisk status.

Kassereren gennemgik regnskabet for 2022. Der er et mindre underskud, hvilket var forventet grundet corona-perioden. Regnskabet er klar til revision.
Endvidere blev budget for 2023 fremlagt. Dette emne blev diskuteret, og bestyrelsen blev enige om niveauet for budgettet 2023.

5. Medlemstal

Sekretæren oplyste, at medlemstallet p.t. er 375 – fordelt på i alt 505 lodder. Opkrævning for 2023 udsendt i januar. Ikke alle har betalt – der udsendes rykkere omkring 1. marts.

6. Behandling af ansøgninger.

Støtteforeningen har modtaget flere ansøgninger – specielt fra én afdeling. Der blev debatteret, om man kunne finde en løsning, der var nemmere og mere retfærdig for alle.
Diskussionen gik på, at de fleste ansøgninger kom i starten af året, hvilket gjorde det vanskeligt at gennemskue de økonomiske konsekvenser fremadrettet for resten af året. Svært at vide, hvor mange ansøgninger der kommer, og vigtigt at der også er penge til uddeling resten af året.

7. Sponsorudvalget

Sponsoraftalerne blev debatteret grundigt. Diskuteret om visse sponsorer evt. skulle udskiftes med nye. Blev enig om en løsning.

8. Gennemgang af generalforsamlingen – samt dato for afholdelse af bankospil.

Indkaldelsen sendt ud både på hjemmesiden og facebook. Lokaler bestilt i Valby – mad og drikke bliver bestilt v/kontoret. Alle, der er på valg, er villig til genvalg.

Bankospil planlagt til den 12. oktober kl. 1900.

9- Fastsættelse af næste bestyrelsesmøde

Fastsat til den 31. maj kl. 1100 på Hummeren, Ishøj Havn.

10. Gevinstudtrækning

Der blev foretaget udtrækning for marts måned.

11. Eventuelt.

Intet at bemærke.

Christine Bertelsen, Referent.

Referat fra ordinært bestyrelsesmøde torsdag den 24. november 2022

Opdateret 27. november 2022

Referat af bestyrelsesmøde i PI´s Venner – Støtteforeningen – afholdt den 24. november 2022 kl. 1000 Idrætskontoret, H. C. Andersens Boulevard 42, 1. tv., København V.

Mødedeltagere:

Mogens Voigts, formand
Christine Bertelsen, næstformand           
Anders Norup, sekretær
Kurt Gullits Rasmussen, kasserer
Gunnar Nørager, bestyrelsesmedlem – formand PI – København – AFBUD
Jesper Larsen, sponsorudvalg – AFBUD
Poul-Erik Sloth-Andersen, sponsorudvalg
Nikolaj Kjærsgaard, suppleant
Hans Jensen, revisor

1. Valg af dirigent Nikolaj Kjærsgaard
2. Bestyrelsesreferat fra den 5. september 2022 blev godkendt
3. Formandens redegørelse.

Formanden bød velkommen til alle.

3 har meldt afbud, hvilket er lidt ærgerligt, men der er fortsat flere arbejdsramte blandt bestyrelsen, så det må forventes.

I modsætning til sidste år har Støtteforeningen i år fået rigtig mange ansøgninger om støtte til forskellige idrætsgrene.
Hele 28 ansøgninger og kun 2 ansøgninger kunne ikke imødekommes, 1 enkelt blev aflyst, og 1 enkelt har sendt de tildelte penge retur, da ansøgeren ikke havde modtaget en opkrævning fra arrangøren af begivenheden.

Det blev til rigtig mange penge, som Støtteforeningen havde den glæde at kunne uddele, og vi har i 2022 kunnet leve op til vores formålsparagraf, nemlig at uddele økonomisk tilskud til politiidrætsfolk, som ikke i forvejen bliver betalt af PI-København.

Hvor mange penge det i 2022 er blevet til, kommer kassereren ind på.

De, der har modtaget økonomisk støtte, bliver bedt om at levere en artikel fra arrangementet, som kan komme på hjemmesiden og på PI´s hjemmeside og måske også i POLITI-IDRÆT.

Vi modtager flere artikler, men desværre ikke fra alle, hvilket er lidt ærgerligt. Artiklerne kan være med til at gøre opmærksom på Støtteforeningen.

Aftalen med Mette på Idrætskontoret er, at hun sender en kopi af de artikler, der er skrevet af de, der har modtaget støtte. De bliver herefter lagt på hjemmesiden.
Denne ordning er trådt i kraft og virker efter hensigten.

Det var også tydeligt at konstatere, at glæden ved at komme ud blandt folk også var gældende ved vores bankospil torsdag den 13. oktober 2022.
86 medlemmer med pårørende var mødt op til spillet, hvor der sædvanen tro var rigtig flotte præmier, heriblandt flotte sponsorgaver, hvor især købmandskurvene tog sig flot ud.

Indkøb, pakning og udsmykning af kurvene har PI´s formand, Gunnar Nørager, taget sig af.  Stor tak til ham og hans hustru, som formentlig mest har stået for pakningen og udsmykningen.
Vinderne af de 4 kurve så meget tilfredse ud.

En ny sponsor er også kommet til nemlig, ”Lille Bornholm”, som laver forskellige snapse, som de bl.a. også donerede til bankospillet.

Igen havde Støtteforeningen med Gunnars forarbejde fået lov til at holde bankospillet på Teglholmen. Det var med bange anelser, at sekretæren og formanden konstaterede, at tilkørslen ad Teglholmsgade var spærret således, at vejen var ensrettet.
Da det derfor kunne være vanskeligt at finde derud, hvis man ikke kendte området, blev der lavet en kørselsvejledning, der blev sendt ud til alle tilmeldte, så det skabte ikke de store problemer.

Selve bankospillet forløb, som om hele staben aldrig have lavet andet end at afvikle bankospil.
Afkrydsning af deltagerne ved ankomst, uddeling af gæstekort, salg af plader, salg af kaffe, kager, øl og vand, uddeling af gevinster.

Selve afviklingen af bankospillet forløb fuldstændig efter planen, og alle klappede af beundring efter spillet over disse fantastiske hjælpere, ingen nævnt, ingen glemt, men stor tak til alle, der på den ene eller anden måde hjalp til.
Nogle var så imponerede af afviklingen, at de som pårørende meldte sig ind i Støtteforeningen.

Om bankospillet skal holdes på Teglholmen i 2023, bliver besluttet næste år.

Vores medlemstal er nogenlunde stabilt. Om der kan gøres mere for at skaffe nye medlemmer, er blevet diskuteret tidligere.
Hjemmesiden og Facebook siden bliver hele tiden opdateret og læst af mange, både medlemmer og udefrakommende.

Især trækningslisten bliver flittigt besøgt, men nye medlemmer skal nok komme via PI´s 14 idrætsafdelinger. Formændene kan fortælle om Støtteforeningen og de muligheder, deres medlemmer har for at kunne søge økonomisk støtte, og på den måde skaffe nogle nye medlemmer, som måske ikke helt er klar over, at foreningen eksisterer.

Vores ansøgningsblanket er under forandring. Den skal gøres mere anvendelig og lettere, men dette har kassereren mere om.

Hjemmesiden, som har 123hjemmeside som udbyder, har skiftet udbyder til one.com, og det har betydet en forandring af hjemmesiden, når den skal redigeres.

Der blev sendt en besked om, at siden blev ”migreret”, uden at jeg vidste, hvad det betød. Adgangskoder m.m. skulle skiftes, og da det endelig lykkedes at komme ind på den nye hjemmeside, var redigeringsmåden total vanskelig.

Det lykkedes efter utallige forsøg at finde ud af, hvordan den nye redigering fungerede.
Hjemmesiden ser fortsat ud, som den har gjort hele tiden, men redigeringen er som nævnt meget forskellig, og tiden er nok inde til, at der skal findes en suppleant, som også kan redigere i siden, hvis der skulle ske noget.

Vi har fortsat mulighed for at få vores budskaber ud på PI´s hjemme- og Facebook side, og det sørger Mette for - dejligt med et godt samarbejde.

Om der kan gøres mere for at komme ud om Støtteforeningens tilstedeværelse på de sociale medier er blevet diskuteret før uden at have fundet en løsning.

Stor tak til bestyrelsen, sponsorudvalget og revisoren for året 2022, og især til Claus fra FU, der stillede op til stor hjælp ved vores bankospil. Tak til alle.

Særlig tak til Mette på Idrætskontoret, der er til stor hjælp for foreningen.

Økonomisk status.

Kassereren gennemgik regnskabet. Mangler indtægter for 2 mdr. for kontingent trukket via Sprogforbundet, ligesom der mangler udgifter for netop afholdt møde.
Det vil vise sig et underskud, hvilket er forventet, da der i 2022 er uddelt flere penge – større beløb.

Specielt én afdeling har fået tildelt en del penge primært til transport – Kassereren tager kontakt til kassereren PI – København for at drøfte en evt. forhøjelse af årlig tilskud/budget.
Dette for at have mulighed for at kunne fordele udbetalingerne over flere afdelinger.

Medlemstal

Anders oplyste, at medlemstallet p.t. er 390 – fordelt på i alt 515 lodder.

Behandling af ansøgninger.

Gennemgang af en enkelt ansøgning.

Kassereren har udfærdiget et forslag til et nyt og mere overskueligt ansøgningsskema til hjemmesiden. 123 hjemmesiden er imidlertid ikke gearet til, at man kan udfylde skema og sende direkte, hvilket er det optimale – også med hensyn til indmeldelsesblanketten.

Kassereren tager kontakt til kassereren i PI – København for at høre, om muligheden for på én eller anden måde at blive tilkoblet deres nye hjemmeside.

Sponsorudvalget

Sponsoraftalerne blev debatteret grundigt. For at undgå misforståelser fremadrettet blev der aftalt, at alle aftaler med sponsorer skal skrives ned i notatform.

Poul-Erik havde via tidligere formand for Golfafdelingen modtaget 5 stk. gavekort til Knud Larsen – QL-Byg.

Gennemgang af bankospillet.
Enighed om, at det var gået rigtig godt.
Der var adskillige, der betalte kontant, så der blev aftalt, at der til næste bankospil skal fremgå af indbydelsen, at der kan betales med mobilepay. Det kan måske også modvirke kødannelse ved indgangen.
Der ses et lille underskud, men meningen er, at regnskabet skal gå i nul. Kan evt. hæve priserne ved næste bankospil.

Henvises ellers til formandens beretning.

Fastsættelse af næste bestyrelsesmøde

Fastsat til torsdag den 23. februar kl. 1100 på Idrætskontoret

Fastsættelse af ordinær generalforsamling 2023

Fastsat til mandag den 20. marts kl. 1700 i Færdselshuset Valby.

Arbejdsfordeling vedr. udsendelse af opkrævning 2023

Aftalt, at formand, sekretær og kasserer mødes på Idrætskontoret i januar og sørger for udsendelse af opkrævning.

Gevinstudtrækning.

Der blev foretaget udtrækning for november og december – samt foretaget juletrækning.

Eventuelt.

Intet at bemærke.

Christine Bertelsen,
Referent